お問い合わせのポイント

目次

スムーズな進行のための
7つのポイント

お問い合わせやご依頼の際に

  • どういう手順を踏めば良いのかわからない
  • 事前に何を準備すればよいのかわからない
  • どんな情報を伝えればよいのかわからない

といったご不安をお感じのお客様もいらっしゃるかと思います。

そこで、お客様にあらかじめご準備いただきたい情報を、以下の7つのポイントにまとめました。

迅速で的確なご案内やトラブルのないスムーズな作業進行のためにぜひご活用ください。

1. 用件・要点

どのようなお問い合わせですか?

お問い合わせの際に要点をお知らせいただくと、こちらからも要点をしぼったご案内ができます。

「スケジュールの空きを確認したい」
「正式依頼前に軽く打診をしたい」
「金額の見積りを知りたい」
「納期の見積りを知りたい」
「ホームページの内容について質問したい」
「すぐに依頼したい」

などのようにメインのご用件を簡単にお知らせください。

2. 目的・用途

どのような目的・用途に
テキストをご使用ですか?

「テキストのままで使用」
「DTP組版で使用」
「WEB制作で使用」

などのようにご使用目的や用途を具体的にお知らせいただけますと、それらに適した入力作業を進めることができます。

「後工程でこのように加工するのでテキスト入力段階ではこのように入力して欲しい」といったご要望がもしありましたらお早めにお知らせください。

3. 原稿の内容

どのような内容の原稿ですか?

原稿の内容や判読状態は入力速度や入力精度に直結します。

「原稿のジャンル・分野」
「手書き・活字の別」
「読みやすさ・鮮明さ」
「原稿の形態(コピー原稿かスキャン原稿か)」
「その他、入力作業上の障害になりそうな要素」

などについて詳しく具体的にお知らせいただけますと、当サービスが納期見積りや入力のしやすさ・受付の可否を判断し、お客様にお伝えするうえでの目安となります。

4. 原稿の分量

原稿の分量や文字数は
おおよそどのくらいですか?

原稿の分量は、

「作業完了までに何日間の作業日数が必要か」
「お客様のご希望納期内に納品が可能かどうか」

などを判断するために必要な情報です。

概算で結構ですので、あらかじめお客様側でご依頼案件のおおよその原稿分量を把握いただき、

「全体で約○文字」
「1枚に約○文字×全部で○枚(頁)」
「1行に○文字×1枚に○行×全部で○枚(頁)」

などのように数字で具体的にお知らせください。

ポイント

【文字数がわからないときは】

  1. はじめに1行あたりの文字数(字詰め)をお調べください。
  2. つぎに原稿1枚あたりの行数をお調べください。
  3. 最後に原稿全体の枚数をお調べください。
  4. 1~3の情報を個別に、または乗算して原稿全体の文字数をお知らせください。

【原稿フォーマットが一定でないときは】

  1. 一番文字の詰まり具合が多い1枚を基準に、概算・最大値で文字数をお知らせください。

5. ご入稿予定日

いつまでに原稿をお送りいただけますか?

原稿のご入稿日時、すなわち

「当サービスが実際の作業に取りかかれる日時」

は、おおよその作業期間やペース配分を判断するための起点・基準になります。また他の受注案件などとの日程調整、優先順位の決定や切り替えなどにも必要です。

そのため原稿のご入稿日時は

「今日中に送ります」(時間帯の範囲が広い)
「数日中に送ります」(数日の範囲が広い)

などの曖昧さを含んだ範囲の広いご指示ではなく、

「今から○時間以内にメール添付で送信します」
「今日の午後○時までにメール添付で送信します」
「○月○日○時まで必着で宅配便で発送します」
「ストレージに準備したのですぐにDLできます」

などのように原稿受け渡し日時や到着日時を数字で具体的にお知らせください。

6. ご希望納期

いつまでにテキストがご入り用ですか?

お客様のご希望納期、すなわち

「お客様がいつまでにテキストをご入り用か」

という情報をもとに、遅滞なく納品を完了できるように、締め切りから逆算して作業予定を組ませていただきます。

ご希望納期もご入稿予定日と同じく、おおよその作業期間やペース配分を判断するための起点・基準になります。また他の受注案件などとの日程調整、優先順位の決定や切り替えなどにも必要です。

なお、受け手によってどのようにも解釈可能な表現を用いたご指示は、お客様と当サービス間の解釈の違いによる些細な行き違いや重大なトラブルに発展する可能性があります。

そのため、納期をご指定いただく場合は

「急ぎません」
「なるべく早く」
「○日~○日前後で」

などの曖昧さを含んだ範囲の広いご指示ではなく

「○月○日○時まで」
「原稿到着から○日以内」

などのように数字で具体的にお知らせください。

ポイント

【「なるはや」は締め切りありきで】

あらかじめ数字で具体的に納期をご指定いただいたうえでの「その期限内でなるべく早く」「その期限内であれば急ぎません」といったご希望には対応可能です。

当サービスはお客様からいただいた条件の範囲内での「なるべく早く」の作業・納品を常に心掛けております。

7. お名前・ご連絡先

お客様のご連絡先をお知らせください。

お見積りの際はお客様のお名前・ご連絡先をお知らせください。

はじめてのご利用で、専用フォームのお客様情報欄にご記入がない場合や、お客様のお名前・ご連絡先をお知らせいただけないメールでのお問い合わせにはお返事できない場合があります。

当サービスの連絡先は下記のページでお知らせしています。

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